Office Manager
Office Manager
Onze nieuwe verbinder
Wij zijn op zoek naar een Office Manager die een belangrijke verbinder is tussen mensen in onze afdelingen en partners. Met jouw passie, inzicht en ervaring zorg je voor een perfecte balans in onze operationele todo’s, administratieve volledigheid en heldere communicatie met als resultaat dat alles netjes en soepel verloopt op kantoor. Je bent een toegankelijk vertrouwenspersoon voor het hele bedrijf en creëert een omgeving waar mensen met plezier werken en successen met elkaar vieren.
Waarom werken bij Dotlab?
- Competitief salaris van € 3.000 – € 3.750 (o.b.v. 40 uur)
- Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een pensioen- en bonusregeling
en een parkeerplek in onze parkeergarage
- Een werkweek tussen de 32 en 40 uur passend bij jouw situatie
- Groeiend, innovatief bedrijf met mooie ambities en heldere jaardoelen
- Oog voor jouw persoonlijke en professionele groei
- Open, informele bedrijfscultuur
- Gezellig en ondersteunend team
- Mogelijkheid om écht impact te maken
- Epische uitjes en vrijmibo’s
Wat ga je doen als
Office Manager?
Dit verwachten we van jou.
- Zorgen voor een fijne, veilige en goed functionerende werk(plek)omgeving
- Organiseren van personeels- en andere belangrijke team- en vierbijeenkomsten
- Vertrouwenspersoon binnen de organisatie
- Ondersteuning van de directie en andere MT-leden bij operationele procedures, communicatie en administratieve verwerking
- Organisatie en coördinatie van vergaderingen en afspraken, zoals deelname aan belangrijke bedrijfsbijeenkomsten door alle medewerkers
- Coördinatie van ondersteunende HR-werkzaamheden, zoals werving, onboarding en personeelsadministratie
- Onderhoud en archivering van een gestructureerde documentomgeving in Office365
- Beheer van het medewerkersportal gekoppeld aan diverse interne systemen, zodat alle communicatie centraal, duidelijk en transparant beschikbaar is
- Helpen een leuke en plezierige bedrijfscultuur te behouden en verder te ontwikkelen, door o.a. successen te vieren en persoonlijke accenten toe te voegen waardoor mensen zich gewaardeerd voelen.
Wat bieden we jou?
Dit kun je van ons verwachten.
- Verbindende rol bij een groeiend en vooruitstrevend bedrijf
- Veel vrijheid en kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling
- Ondersteuning van een betrokken en behulpzaam team
- Open werksfeer met ruimte voor eigen inbreng
- Invloed op de tevredenheid, groei en ontwikkeling van alle Dotlabbers
Wanneer matchen we?
Alsof je in de spiegel kijkt…
- Minimaal >3 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- Ervaring met Office 365 (Outlook, Word, Excel)
- Uitstekende communicatie- en samenwerkingsvaardigheden
- Sterke organisatorische vaardigheden
- Het vermogen om te multitasking met aandacht voor details
- Goede beheersing van Nederlands en Engels in zowel woord als schrift
- Uitstekende tijdsmanagementvaardigheden
- Probleemoplossend vermogen; je kunt de juiste prioriteiten stellen en belangrijke deadlines te halen
- Betrouwbaar; in staat om te gaan met gevoelige en zeer vertrouwelijke informatie
- Teamspeler met een proactieve houding en het vermogen om effectief samen te werken met collega’s op alle niveaus binnen het bedrijf
- Je deelt ons DNA en herkent jezelf volledig in ons manifest;
Jouw pakkie-an, op een rijtje
Wij beschrijven al onze rollen uitgebreid in zogenaamde scorecard documenten.
Zo weet iedereen wat ze van elkaar kunnen verwachten. Lekker duidelijk!
Zo ziet jouw werkweek eruit.
Goedemorgen! Met een verse kop koffie en een dosis goede verhalen van het weekend trappen we de week af. Even kijken naar de prio’s van deze week, de jaarkalender checken en een blik op de mailbox werpen. Daarnaast breng je enkele punten in op de agenda van het MT om te bespreken.
Oh, aanstaande vrijdag is er een Company Monthly en viert een teamgenoot uit Rotterdam zijn 2-jarig jubileum! Tijd voor een leuke verrassing: een borrel in de zon op het terras van de Witte de With. Wie doet er mee? Tussendoor zorgen we dat alles op rolletjes loopt op kantoor zodat iedereen de week start in een fijne werkomgeving en boeken we een externe vergaderlocatie voor de MT kwartaalmeeting.
Op dinsdag staan we in administratiemodus. De nodige overzichten worden bijgewerkt, functioneringsgesprekken voor de teams worden ingepland en we zorgen ervoor dat iedereen op tijd de juiste info heeft. Vrijdag is het trouwens ‘leipe tosti dag’! Vanuit ons Miro moodboard organiseren we vandaag een stemming over alle tosti-ideeën voor ons tosti boek dat we aan het maken zijn. Jael’s tosti komt als winnaar uit de bus, dus hij staat vrijdag in de keuken met een gelukkige collega!
Hallo halve dag! Geniet van je vrije middag! De ochtend is voor HR-gerelateerde klusjes. Over 2 weken start er een nieuwe collega, dus we zorgen dat alles op tijd klaar is door acties uit te zetten bij collega’s voor een warm welkom. Ook regelen we de afspraken voor enkele sollicitatiegesprekken en checken we de feedback in Office Vibe. Een klein probleempje met de nieuwe kleedkamers? Even snel oplossen met de gebouwbeheerder en terugkoppelen aan het team!
Donderdag = MT-dag! Je helpt het MT met enkele ‘shares’ van de vergadering van maandag in het medewerkersportaal te publiceren. Vervolgens hebben we een meeting met het projectteam waarin je deelneemt; samen met enkele stakeholders uit diverse afdelingen werken jullie aan een nieuw systeem voor (thuis)werkvergoedingen en declaraties. Spannend, want dit gaat de organisatie bij verdere de groei veel administratieve rompslomp en tijd schelen! Als dat klaar is, help je Marketing met het verspreiden van enkele ‘shares’ op social media van successen die we afgelopen maand hebben behaald.
Yes, laatste vrijdag van de maand! De drukste én leukste dag van de maand! We vieren de verjaardag van een collega, feliciteren een ander met zijn jubileum en organiseren de ‘Company Monthly‘ en de VRIJMIBO. Eerst nog even genieten van de ‘leipe tosti‘ lunch van Jael. En als we tussendoor nog tijd over hebben, werken we de salarismatrix bij, zodat bij nieuwe werveringscampagina’s alles up-to-date is. En dan… weekend! Lekker genieten, relaxen en opladen voor weer zo’n topweek!
Dotlab DNA-match?
Wil je meer te weten komen over wie wij zijn en waar wij voor staan?
Het proces van sollicitatie tot groeipad
01
Solliciteer
Geïnteresseerd? Stuur ons je mind-blowing sollicitatie zodat overduidelijk is dat jij een topaanwinst bent. Dat kan tegenwoordig al met 1 click via LinkeIn. Wij nemen we per e-mail of telefoon contact met je op voor een kennismaking.
02
Gesprekken
Tijdens een Teams call of meet-up bij ons op kantoor (wat jij wilt) bespreken we jouw wensen, skills en kijken we of het klikt. Als we allebei enthousiast zijn na de eerste kennismaking, gaan we over tot een meer inhoudelijk vervolggesprek.
03
Join the team
Als we een match zijn, doen we je een niet te weigeren aanbod met een competitief salaris en extra voordelen die jouw nieuwe baan geweldig maken. Op dag één verwelkomen we je in de Dotlab familie, krijg je een rondleiding en zorgen we voor een vliegende start.
04
Groeipad
Na de start gaan we aan de slag met je persoonlijke doelen voor de toekomst. We geven je het budget en de tools die je nodig hebt om te slagen en groeien in je carrière. Tussendoor vieren we successen en learnings groots. Op naar een lange samenwerking!
