AVG-proof sportbond portaal voor
28.000 leden.
Samenvatting
Het Koninklijk Nederlands Korfbalverbond (KNKV) faciliteert en promoot de korfbalsport op landelijk en internationaal niveau. De bond organiseert alles voor verenigingen op het gebied van de competities, biedt opleidingen aan en ondersteunt iedereen die actief is binnen de arbitrage. Het KNKV telt zo’n 90.000 leden en 500 verenigingen.
Het KNKV maakt gebruik van een website en portal om tools en informatie beschikbaar te stellen aan leden, vrijwilligers en KNKV-medewerkers. Beide hebben we samen ontwikkeld en worden continu geoptimaliseerd om te voldoen aan de veranderende gebruikersbehoeften.
Sinds de aanscherping op de AVG-wetgeving blijft de behoefte rondom dataveiligheid groeien. Om de persoonsgegevens binnen het portaal te beschermen, ontwikkelden we een geautomatiseerd registratieproces. Die oplossing automatiseert een foutgevoelig en tijdrovend proces én zorgt ervoor dat alle data en persoonsgegevens beschermd zijn in navolging van de AVG-wet.
AVG-wetgeving zorgt voor meer
behoefte aan dataveiligheid.
Iedere organisatie die werkt met persoonsgegevens, heeft te maken met de steeds strenger wordende regels rondom privacy en cybersecurity. Voor een vereniging zijn dat bijvoorbeeld gegevens als voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, rekeningnummer of zelfs een teamfoto.
Met name de leden- en financiële administratie van een vereniging en dus ook het KNKV verwerken deze gegevens dagelijks.
Privacy en dataveiligheid van deze gegevens staan bij het KNKV bovenaan op de agenda. De grote uitdaging zat hem in het registratieproces voor het portaal.
Om alle data veilig en aan de juiste personen beschikbaar te stellen, moeten gebruikers die een account willen aanmaken geverifieerd worden. Alleen dan kan dat account de juiste rol(len) krijgen. Ieder account handmatig verifiëren en de juiste rechten toewijzen, is onbegonnen werk.
Iedere vrijwilliger heeft één of meer rollen die het recht geven om bepaalde informatie in te zien. Die rollen wisselen regelmatig binnen verenigingen. En met meer dan 28.000 actieve gebruikers zijn user management en data security een serieuze uitdagingen.
Digitalisering en
automatisering van handmatig werk
Wat het KNKV nodig had, was een geautomatiseerd registratieproces, met daarin de nodige security checks om zo de juiste rechten te koppelen aan nieuwe accounts. Vervolgens moet die oplossing de accounts ook up-to-date houden, aangezien rollen als penningmeesters en wedstrijdsecretarissen jaarlijks kunnen wisselen.
Daarom gingen we samen met het KNKV op zoek naar een oplossing voor het registratieproces. Die oplossing moest het registratieproces zoveel mogelijk automatiseren én ervoor zorgen dat alle data en persoonsgegevens beschermd zijn. We keken dus enerzijds naar procesoptimalisatie en anderzijds naar dataveiligheid.
Portaal met Sportlink integratie
Met een platform speciaal ontworpen voor sportbonden, kun je tijdrovende en foutgevoelige processen ondervangen met één muisklik. Via koppelingen en integraties wordt data automatisch en volledig AVG-proof verwerkt. Verbeter servicekwaliteit en verhoog efficiency met een slim portaal.
Co-creatie met de
eindgebruiker centraal
Samen met het KNKV hebben we eerst het huidige proces ontleed. Daarna brainstormden we over de mogelijkheden om het proces te automatiseren en optimaliseren. Met die input konden we nieuwe flows inrichten en het meest ideale proces vormgeven.
Om die flows te vullen met de juiste data, keken we naar de behoefte aan interne data, zoals facturatie gegevens van de verenigingen en de communicatie met leden en vrijwilligers.
Maar juist ook naar de behoefte aan externe data. Om de gebruikers te kunnen verifiëren, heeft de oplossing namelijk de ledengegevens nodig van de verenigingen en die staan in Sportlink. Eén van de meest gebruikte backend applicaties van sportclubs en verenigingen om de ledenadministratie te regelen.
Via co-creatie sessies en een iteratief proces creëerden we samen het gevalideerde prototype van de digitale oplossing die wij vervolgens voor het KNKV konden bouwen. Natuurlijk hebben we dat prototype eerst bij hun gebruikers getest om verrassingen achteraf te voorkomen.
Met dit portaal hebben we een grote efficiency slag gemaakt binnen de organisatie. Waar we voorheen 2,5 dag aan kwijt waren, is nu binnen 4 uurtjes gebeurd. En belangrijker nog, het gebruiksgemak voor onze vrijwilligers is enorm verbeterd.
75% Minder tijd kwijt aan het
inroosteren van scheidsrechters
De uitkomst van onze sessies was een geautomatiseerd registratieproces dat twee doelen dient. Het verifieert de identiteit van de gebruiker die een account aanvraagt voor het portaal. En het koppelt de juiste rechten aan het account zodra de gebruiker door de security checks heen is.
Een onderdeel van die checks is bijvoorbeeld of een lid wel in bezit is van een geldig VOG-certificaat, maar ook of een lid de nodige kwalificaties heeft.
We hebben bijvoorbeeld ook het tijdrovende proces geautomatiseerd om voor elke wedstrijd een scheidsrechter te vinden – dat zijn 12.000 wedstrijden per jaar! Dankzij onze oplossing kunnen deze vrijwilligers zichzelf inschrijven voor wedstrijden. Dit was vroeger een handmatig proces uitgevoerd door het KNKV (lees meer).
Natuurlijk wil je er zeker van zijn dat de scheidsrechters over de nodige certificaten en kwalificaties beschikken die passen bij de wedstrijd waarvoor ze zich willen inschrijven.
Het registratieproces automatiseert dit en geeft de gebruiker alleen de rol van scheidsrechter als hij/zij in het bezit is van een diploma en een geldig VOG-certificaat. Vervolgens toont het portaal op basis van het niveau geregistreerd in het account, de scheidsrechter alleen die wedstrijden, waarvoor hij/zij zich kan inschrijven.
De juiste integraties voor het
ideale proces
Nadat een account is gecreëerd houdt onze koppeling met Sportlink, de backend software van de bond, de gegevens actueel. Wijzigt er iets in de rol van een lid? Dan wijzigen de rechten binnen het account ook.
Daarbovenop hebben we nog een handige synchronisatie toegevoegd met de financiële administratie van de verenigingen. Dat houdt in dat wanneer bijvoorbeeld de penningmeester van een vereniging wisselt, de API dit door communiceert naar het portaal. De bijgewerkte gegevens worden automatisch verwerkt in de financiële administratie van de bond. Zo gaat de factuur altijd naar de juiste persoon.
Modulair portal met custom features
Voor de ontwikkeling van het Mijn Korfbal portal hebben we met behulp van verschillende integraties één samenhangend geheel gemaakt. Door die integraties voorziet het portaal in de uiteenlopende behoeften van het volledige ledenbestand, de eindgebruiker, maar ook in de behoeften van het KNKV zelf.
Met name de solide integratie en 3-weg koppeling met Sportlink en Exact als backend-software, zorgen voor een unieke constructie. Die houdt de data uit verschillende bronnen continu up-to-date. Daarbij fungeert het portaal onder andere als Enterprise Service Bus (ESB).
Het framework van het portaal is gebaseerd op stateless technieken waarbij de frontend communiceert met een API. Het geheel is volledig geautoriseerd via een Identity Provider, die op basis van Keycloak is neergezet. Om altijd de best passende oplossing en performance te garanderen, beschikt het portaal over verschillende typen databases.
Alle services hebben we gebouwd op basis van Docker en het portaal draait op ons Kubernetes cluster. Dat betekent dat het KNKV-portaal volledig schaalbaar is en altijd klaar voor de toekomst.
Alle zaken rondom je lidmaatschap achter één inlog
Mijn Korfbal heeft nu 28.000+ actieve gebruikers. Met één login hebben de KNKV-leden alles bij de hand. Ze kunnen hun team, poule of club en alle relevante informatie aan hun account koppelen. Denk aan een wedstrijdschema, uitslagen en standen. Leden kunnen alle nieuwsbrieven in de portal lezen en geen updates missen.
We hebben een aantal handige functionaliteiten toegevoegd, zoals digitaal stemmen, een declaratiemodule en een opleidingsplatform met inschrijf- en betaalmodule.
Ook alle vrijwilligers van de verenigingen, zoals scheidsrechters en penningmeesters, kunnen via het portaal bij alle gegevens die zij nodig hebben om hun taak uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van financiën en arbitrage.
Het geautomatiseerde registratieproces zorgt voor een waterdichte controle van alle belangrijke zaken, zoals het verifiëren van de gebruiker en het checken van een geldig VOG-certificaat. De gegevens zijn altijd actueel en de handmatige en foutgevoelige handelingen zijn uit het proces gehaald.
Dit betekent een enorme tijdwinst voor de KNKV-medewerker en een snelle informatievoorziening voor alle leden en vrijwilligers.
We zijn sinds 2011 Digital Transformation Partner van het KNKV. Samen zijn we continu op zoek naar nieuwe mogelijkheden om hun processen verder te optimaliseren met digitale oplossingen.
