Snelle en eenvoudig verwerking van 115k complexe orders via dynamische flows.
Samenvatting
Cergentis is een serviceprovider op het gebied van genetische analyses. Met hun gepatenteerde TLA technologie helpen ze klanten over de hele wereld met de gedetailleerde analyses van hun samples. De workflow van Cergentis is erg complex en elk project is uniek. Er zijn tientallen opties waar klanten uit kunnen kiezen en de meeste processen verliepen handmatig via Excel-sheets.
Ons self service portaal maakt het werkproces een stuk eenvoudiger. We werkten samen met Cergentis aan een manier om de processen gebruiksvriendelijker te maken en te automatiseren. Hierdoor ontstaan minder fouten en staat gevoelige informatie veilig opgeslagen in het self service portaal.
Overzichtelijk bestelproces
ondanks complexe informatie
Cergentis is gespecialiseerd in de karakterisering van genetisch gemanipuleerde cellijnen en cel- en gentherapieproducten. Ze hebben daarvoor een techniek (NGS) ontwikkeld die unieke voordelen biedt op het gebied van geavanceerde genetische manipulatie. Dit doen ze voor de internationale biofarmaceutische industrie en diverse onderzoeksinstituten. Om dit werk goed te kunnen doen, heeft Cergentis veel informatie van de klant nodig over de gewenste analyses en de hoeveelheid te verwerken samples.
Dit maakt het bestelproces erg gedetailleerd en overweldigend voor gebruikers wat foutgevoeligheid in de hand werkt. Deze informatie werd daarnaast handmatig en versplinterd opgeslagen in Excel-sheets. Daardoor was het lastig en tijdrovend om de juiste informatie te vinden. Samen met Cergentis hebben we daarom deze aanvraagflow opnieuw ontworpen. Dit herontwerp vormde de basis voor het nieuwe selfservice portaal.
Nauwkeurig werken dankzij automatisering
De oplossing voor Cergentis is in principe een online self service portaal waarbij klanten voor de afhandeling van hun order niet hoeven te wachten op omvangrijke Excel-sheets, maar de specificaties makkelijk online zelf kunnen regelen.
Met behulp van het CRM softwarepakket Close.io wordt de order van de klant samengesteld. Dit is een vereenvoudigde aanvraag waarin alleen het aantal samples wordt doorgegeven. Natuurlijk heeft Cergentis veel meer en heel specifieke informatie nodig om het project te starten. Die uitgebreide aanvraag verloopt via het portaal.
Nadat de order in Close.io is goedgekeurd, wordt de aanvraag automatisch als project klaargezet in het portaal. De klant hoeft niet te wachten en kan op elk gewenst moment starten met dit proces. En in plaats van Excel-sheets heeft het portaal uiteraard een mooie, overzichtelijke interface, wel zo user-friendly. Dankzij een dynamische flow krijgt de klant alleen de vragen te zien die relevant zijn voor zijn/haar sample analyse.
Via het portaal en automatische notificaties is de klant nu altijd op de hoogte van de status van de projecten. En wanneer de analyse is afgerond, deelt Cergentis de resultaten ook weer via het portaal. Zo is alle informatie altijd beschikbaar en te vinden op één centrale, veilige plek
Bescherm de gegevens van je klant via een veilig Self Service Portaal
Security & Support direct goed geregeld binnen één veilige omgeving. Vraag onze business consultants naar de kansen voor jouw organisatie.
Gevoelige
informatie veilig verwerkt door Self Service Portaal
Dankzij het self-service portaal hebben klanten van Cergentis een duidelijk inzicht in hun lopende projecten en kunnen ze eenvoudig de status inzien van hun TLA-analyses. Medewerkers van Cergentis zijn minder tijd kwijt aan het compleet maken van de benodigde informatie en het doorgeven van statusupdates. Daarnaast maakt het portaal de communicatie een stuk veiliger omdat persoonsgegevens en gevoelige informatie alleen toegankelijk zijn via het self service portal.
Doordat het hele bestelproces is geautomatiseerd, is de kans op fouten een stuk kleiner. Klanten krijgen automatische statusupdates in verschillende stappen in het proces en voor klanten en medewerkers is het hele proces een stuk eenvoudiger geworden.
Dotlab zet graag net dat ene stapje verder. Ons portaal is zeer gebruiksvriendelijk geworden, bespaart ons tijd en heeft een groot deel van onze processen nu geautomatiseerd. Dat levert tevreden klanten en blije medewerkers op.
Online Self Service Portaal met custom integraties
Dit portaal heeft een uitgebreide op Angular gebaseerde front-end met een zeer dynamische module om sample informatie zo specifiek mogelijk uit te vragen. Het portaal is gekoppeld aan KeyCloak, de identity provider en Single-Sign-On oplossing. Op basis van een rollenstructuur krijgen gebruikers permissies om bepaalde acties binnen het portal uit te voeren. Het portal is AVG-proof opgebouwd en wordt constant voorzien van nieuwe security updates, zodat persoonsgegevens altijd veilig verwerkt worden.
Om het complete werkproces in één portal te vatten hebben we uiteraard een koppelingen gemaakt met Close.io om de gebruiker en de offerte op te halen. Daarna wordt er heen en weer gecommuniceerd met Smartsheet voor de aanvullende projectinformatie. Verder is de back-end geïntegreerd met AWS S3 storage zodat het mogelijk is grote bestanden, veilig uit te wisselen. De verschillende services communiceren via RabbitMQ.
Dynamische flows voor snellere order afhandeling
Met behulp van onze dynamische flow module is het eenvoudig om een zeer dynamische informatiebehoefte weer te geven in een gebruiksvriendelijk formulier. Daarmee bespaar je tijd. Tijd die goed besteed kan worden aan meer orders verwerken of je service verbeteren.
Al jouw gebruikers kunnen hun eigen project samenstellen, waarbij alle belangrijke vragen worden gesteld, zodat orders en projecten sneller en nauwkeuriger kunnen worden afgehandeld. Samen met de Single Sign-On oplossing van KeyCloak, wordt de ultieme klantbeleving in het portaal gefaciliteerd.
