De kracht van een brainstormsessie binnen innovatie trajecten

Een brainstorm is een techniek die veel gebruikt wordt door innovatiemanagers. Zeker wanneer zij het innovatietraject aanvliegen volgens de Design Thinking methode: een niet-lineair, iteratief proces dat bestaat uit 5 fases.

• Empathy: Empathie creëren voor de eindgebruiker
• Define: Het probleem definieer
• Ideate: Ideeën genereren
• Prototype: Een prototype maken
• Test: De oplossing testen bij de eindgebruiker

Die 5 fases helpen teams om de eindgebruikers te begrijpen, aannames ter discussie te stellen, problemen te herdefiniëren en innovatieve oplossingen te creëren. Een brainstormsessie (of innovatiesessie) is een uitstekende tool om in de ideate-fase veel ideeën te genereren.

Een veel gemaakte fout is dat er te vroeg in een innovatietraject gebrainstormd wordt. Voor een goede en efficiënte sessie moet je vooraf bepaalde informatie hebben voor en van de deelnemers. Een helder doel, een duidelijk gedefinieerd probleem en een goed begrip van de eindgebruiker zijn essentieel. Wanneer je de Design Thinking methode gebruikt, verkrijg je die informatie in de empathy en define fase.

Tijdens de ideate-fase ga je met je team ideeën genereren voor het gedefinieerde probleem. Ideeën die bijdragen aan de oplossing waarmee de daadwerkelijke eindgebruiker écht geholpen is. Het doel van een brainstorm of ideation sessie is zo veel mogelijk ideeën genereren. Het gaat om kwantiteit, niet om kwaliteit.

Tijdens de ideate-fase ga je van een gekaderde en gefocuste probleemstelling weer de breedte in. Je gaat van ‘denken in problemen’ naar ‘denken in oplossingen’. Alle ideeën die je tijdens de brainstormsessie genereert, zijn brandstof voor het prototype: jouw innovatieve oplossing die je aan de gebruikers gaat geven om te testen.

Samen met je team combineer je het gezamenlijk begrip over de gebruiker, de facetten van het probleem met de kennis en creativiteit van experts. Door die combinatie kom je tot waardevolle ideeën voor de oplossing. Uit die dikke stapel, kies je als team het meest kansrijke idee en dat neem je mee naar de prototype-fase. In de test-fase kom je er vervolgens achter of dit ook werkelijk de beste optie was.

Dat klinkt misschien alsof je veel tijd en geld aan het verbranden bent, maar het tegendeel is waar. Door nu te investeren voorkom je dat er eind van de rit een digitale oplossing staat die niet aansluit bij je gebruikers en nooit gebruikt zal gaan worden.

Afstand vormt tegenwoordig geen enkele belemmering. De techniek biedt voldoende mogelijkheden om brainstormsessies te faciliteren. Naast videobellen, kun je met digitale whiteboards interactief in real time en asynchroon samenwerken. Een groot voordeel van deze digitale whiteboards, is dat de sessie direct gedigitaliseerd en dus deelbaar is. Je hoeft niet bang te zijn dat je een post-it verliest.

Bij Dotlab maken we gebruik van Miro, een digitaal whiteboard met handige functies voor allerlei sessies. Denk aan digitale post-its, een voting tool, een timer en een goed gevulde bibliotheek met templates voor elke type sessie. Je kunt video’s, afbeeldingen en instructies toevoegen en bepaalde content tijdelijk afschermen. Ook wanneer alle deelnemers fysiek aanwezig zijn, gebruiken wij deze tool.

Er zijn veel alternatieven zoals Mural, FigJam en Google Jamboard. In de tips hieronder nemen we de tool Miro als uitgangspunt, maar natuurlijk gelden ze ook voor online sessies met andere tools.

Laat deelnemers vooraf oefenen met de tool.

Miro heeft een gebruiksvriendelijk en intuïtief ontwerp. Toch is het altijd even inkomen als je nog niet bekend bent met de software. Het is zonde om het eerste kwartier en de eerste energie van de deelnemers te besteden aan een instructie van de tool om vervolgens door te gaan naar de instructie van de werkvorm. Voor je écht aan de slag kan, ben je al een half uur verder.

Wij raden dus aan om een opwarmbord te maken. Zet er een instructie, een simpele oefening en wat voorbeelden op. De link van dat bord deel je vervolgens met de deelnemers, zodat iedereen voor de sessie kennis kan maken met de tool. Dat bespaart je een hoop kostbare tijd en het zorgt ervoor dat de deelnemers zich volledig kunnen focussen op de oefening.

Houd het simpel, zorg voor een logische structuur

Platformen zoals Miro hebben honderden functies. Hoewel dat geweldig is voor facilitators, kan het overweldigend zijn voor deelnemers. Dus hou het simpel en zorg voor een logische structuur. Mooie en complexe borden zien er indrukwekkend uit, maar de opbouw is niet altijd even logisch voor de deelnemers.

Uit ervaring kunnen we zeggen dat een eenvoudige chronologische opbouw – van links naar rechts, en genummerd – het beste werkt in een sessie. Hierdoor kunnen mensen goed navigeren op het bord. Ook maak je het jezelf als facilitator makkelijker, omdat je dingen kunt zeggen als: “We gaan nu naar stap 3”.

Geef niet alles in één keer weg

Een digitaal whiteboard maakt de opbouw van je sessie direct inzichtelijk voor alle deelnemers. In veel gevallen is dat prettig en geeft het iedereen vooraf een beeld van het pad dat je samen gaat bewandelen. Het kan natuurlijk ook juist nadelig zijn. Bijvoorbeeld omdat je wilt verrassen, bepaalde informatie nog niet wilt weggeven of omdat je de aandacht bij een bepaald onderdeel wilt houden.

Met Miro kun je content tijdelijk afschermen. Zo bepaal jij als facilitator wat, wanneer zichtbaar is. Zeker als een sessie over meerdere dagen verspreid is, kan het handig zijn om niet alles in één keer te delen.