Bereik jouw
ultieme workflow door verspillingen met Lean te elimineren

Lean management is zeker niet nieuw. Al sinds de jaren ‘50 wordt deze methode toegepast in productieomgevingen en nu zie je Lean in haast iedere sector terug. De Lean methode richt zich op het toevoegen van waarde voor de klant en op het reduceren of zelfs elimineren van verspillingen binnen de organisatie. Met andere woorden: omzet verhogen en kosten verlagen. Het perspectief van de klant is hierin leidend. Een Lean organisatie streeft voortdurend naar hogere kwaliteit voor de klant, kortere doorlooptijden en minder verspilling van tijd en middelen. Deze methode is zeer en succesvol gebleken binnen de IT-branche en wordt daarom daar ook veel toegepast, zo ook bij Dotlab.

Iedere stap binnen een proces valt binnen één van de drie categorieën: customer value added, business value added, non-value added. De eerste categorie voegt, zoals de naam al zegt, waarde toe voor de klant. De activiteiten binnen de categorie ‘business value added’ zijn nodig om het bedrijf draaiende te houden. Deze wil je zoveel mogelijk minimaliseren. En de laatste categorie bestaat uit waardeloze activiteiten die je moet elimineren.

Er zijn 8 soorten verspillingen, ook wel aangeduid met de naam Tim Woods: Transport, Inventory, Motion, Waiting, Overproduction, Overprocessing, Defects, Skills.

Verspillingen zijn processtappen die geen klantwaarde of business waarde toevoegen, de zogenoemde non-value added activiteiten.

Transport

Dit zijn verspillingen door het onnodig verplaatsen van iets. Dat kan heel letterlijk transport zijn van bijvoorbeeld goederen of materiaal van de ene naar de andere bewerking. Maar ook op kantoor kun je deze verspilling tegenkomen. Denk aan de aanvraag voor een vacature die voor goedkeuring langs meerdere afdelingen moet.

Inventory

Voorraad heeft ruimte nodig en ruimte kost geld. Het kan dus een verspilling zijn om voorraden te houden die niet direct nodig zijn voor de lopende orders.

Motion

Motion staat voor bewegingen en dan uiteraard de onnodige bewegingen van mensen en machines. Heel letterlijk kun je denken aan bijvoorbeeld veel heen en weer lopen om materialen te pakken, maar denk ook aan het reizen naar afspraken buiten de deur of het wisselen van schermen of systemen.

Waiting

Wachten wordt veroorzaakt doordat een proces in de organisatie niet op tijd levert. Die wachttijd wordt vaak gevuld met activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant. Denk aan het wachten op input van een collega, input die je nodig hebt om je eigen werkproces op te starten. Of het wachten op bestelde goederen, goederen die je zo snel mogelijk wilt leveren aan de klant. Vaak vormen die goederen input voor weer andere werkprocessen die gedurende de wachttijd stilliggen. Dat kunnen product-, logistieke- of verwerkingsprocessen zijn.

Overproduction

Wanneer processen door blijven werken terwijl ze zouden moeten stoppen, treedt overproductie op. Het aanbod van je organisatie is groter dan de vraag van je klant. Het gevolg hiervan kan zijn dat je een te grote voorraad krijgt.

Overprocessing

Hier gaat het om een vorm van verspilling door overbodige processtappen. Je kunt denken aan herstelwerk, dubbel werk, onnodig veel feedback of correctiemomenten. Vanuit het perspectief van de klant betekent dit dat je handelingen uitvoert die niet direct waarde toevoegen voor de klant. Vaak is dit het gevolg van te weinig inzicht in de klantbehoefte. Waarom zou je een aankoop in een winkel standaard inpakken, terwijl het misschien voor eigen gebruik is?

Defects

Dit zijn producten of delen van diensten die niet voldoen aan de specificaties of verwachtingen van je klanten. Defecten hebben verborgen kosten door retourzendingen, klachtenafhandeling en verloren verkopen. In administratieve processen kunnen fouten ontstaan doordat er met verkeerde informatie wordt gewerkt. Een spelfout in een e-mailadres is een voorbeeld van een klein foutje met wellicht grote gevolgen. Een klant ontvangt zo de gewenste informatie niet of ontvangt bijvoorbeeld nooit een factuur. Dat levert achterstanden op binnen de financiële afdeling. Het onderzoek naar die achterstand kost vervolgens ook weer tijd.

Skills

Wanneer je team bepaalde vaardigheden niet beheerst, kan dit leiden tot defecten. Een verspilling van skills kan juist ook betekenen dat je niet alle capaciteiten van medewerkers optimaal benut.

Vaak leidt de ene verspilling tot de andere. Een fout leidt bijvoorbeeld tot extra wachttijd en overproductie leidt weer tot een te grote voorraad. Het elimineren van verspillingen binnen één proces kan dus een positief effect hebben op de algehele efficiency.

Value stream mapping is een Lean managementmethode waarmee je alle stappen in een proces kunt visualiseren. Aan de hand van die visualisatie kun je de waarde stroom vanuit het perspectief van de klant analyseren. De non-value added activiteiten, oftewel de verspillingen, springen er dan uit en die ga je aanpakken. Een belangrijke vraag die je je bij iedere processtap moet afvragen: is dit NU nodig? Dat heet binnen de Lean methode ook wel het pull-principe.

Uiteindelijk werk je toe naar een flow. Een flow is een proces dat uitsluitend bestaat uit waarde toevoegende activiteiten, voor de klant en het bedrijf. Uiteraard wil je dat het proces uit meer customer value added activiteiten bestaat dan business value added activiteiten. Die activiteiten stel je zo op elkaar af dat er geen opstoppingen ontstaan en daarmee creëer je een flow.

Bij de Lean methodiek staat het perspectief van de klant centraal. In de ideale situatie bestaat een proces uitsluitend uit activiteiten die waarde toevoegen voor de klant. Een proces zonder verspilling, ook wel een flow. Iedereen werkt dus constant aan het optimaliseren van de klantbeleving. Daarnaast helpt een Lean werkwijze het werkplezier te verhogen. Doordat je overbodige stappen elimineert, versoepel en versnel je het werkproces. Dat betekent ook een kortere doorlooptijd.

Lean werken resulteert in een duurzame verbetering van het bedrijfsresultaat. Via deze manier van werken, verlaag je de kosten, neem je verspillingen weg en verkort je doorlooptijd. Daarbij investeer je in het personeel en maak je optimaal gebruik van de kennis en kunde die in de organisatie aanwezig is. De focus daarbij ligt op wat de klant écht belangrijk vindt en waar de klant voor wil betalen.

Er zijn natuurlijk veel meer methode waarmee je processen kunt optimaliseren. Je kunt werken volgens de PCDA-cyclus, met SMART KPI’s, de balanced scorecard, Process Mining of een variant op Lean, Lean Six Sigma.

In combinatie met die methodes, kun je ervoor kiezen een portal te implementeren. Een portal lost veel vormen van verspilling op en is voor ieder proces in te richten. Het grote voordeel van een portal is dat het één centrale toegang tot informatie biedt.

Door middel van koppelingen en webservices kan nagenoeg iedere database of ieder systeem aan het portal gekoppeld worden. Met behulp van single sign-on hoef je maar één keer in te loggen en worden alle applicaties en data toegankelijk. Zo worden informatiestromen gebundeld en kan alle data op één centrale plek geraadpleegd, gemuteerd of verrijkt worden.

Met een portal oplossing maak je werk- en bedrijfsprocessen inzichtelijk en efficiënt. Via rollen bepaal jij wie welke bewerk- en toegangsrechten heeft. Zo kun je dus met één en dezelfde omgeving je collega’s, externe zakelijke partners en klanten bedienen.

Neem contact op met Dotlab, dé portal specialist, om samen een snel, soepel en efficiënt proces op te tuigen.