75% Tijdwinst door
proces automatisering.
Introductie
Samen met het Koninklijk Nederlands Korfbalverbond werken we sinds 2011 aan digitalisering en automatisering en dat heeft mooie resultaten opgeleverd.
Dankzij het portaal met Sportlink integratie hebben we serieuze stappen gezet op het gebied van procesoptimalisatie. Het registratieproces, het vinden en toewijzen van scheidsrechters en het veilig ontsluiten van gegevens levert het KNKV een tijdsbesparing van wel 75% op!
Minder afhankelijk van vrijwilligers door automatisering en digitalisering
Iedere vereniging draait op vrijwilligers vrijwilligers en je wilt natuurlijk dat hun werk leuk, snel en makkelijk is. Naast deze gebruikersgroep moeten ook de medewerkers van het KNKV zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Procesoptimalisatie en een optimale gebruikerservaring zijn cruciaal om deze doelen te bereiken.
Samen met het KNKV keken we naar de meest tijdrovende processen en zijn we aan de slag gegaan om die te optimaliseren. Door digitalisering en automatisering van handmatige processen, worden vrijwilligers minder belast en kunnen KNKV-medewerkers de vrijwilligers en leden beter en sneller van dienst zijn.
Excel-lijsten, bellen, nabellen en nog eens nabellen
Het grootste pijnpunt voor het KNKV was het jaarlijks rondkrijgen van de competitie. Elke wedstrijd heeft een scheidsrechter van een bepaald niveau nodig, sommige hebben ook een beoordelaar nodig. En daarnaast zijn er scheidsrechters in opleiding die alleen bepaalde wedstrijden kunnen fluiten.
Per jaar gaat het om zo’n 12.000 wedstrijden. Voorheen was dat een helse klus waarbij de medewerkers van de bond gebogen over Excel-lijsten flink wat telefoontjes pleegden om de competitie(s) rond te krijgen. Vervolgens moesten zij die inschrijvingen allemaal handmatig verwerken in Sportlink.
Een andere taak die veel tijd in beslag nam, was het declaratieproces. Denk bijvoorbeeld aan reiskostenvergoedingen voor scheidsrechters. In het verleden werden declaraties afgehandeld via e-mail of offline formulieren. Dat was een zeer tijdrovend, foutgevoelig en handmatig proces. Het KNKV wil alle vrijwilligers zoveel mogelijk ontzien. Het declareren moet dus eenvoudig en snel geregeld worden.
Portaal met Sportlink integratie
Met een platform speciaal ontworpen voor sportbonden, kun je tijdrovende en foutgevoelige processen ondervangen met één muisklik. Via koppelingen en integraties wordt data automatisch en volledig AVG-proof verwerkt. Verbeter servicekwaliteit en verhoog efficiency met een slim portaal.
75% Minder tijd kwijt aan het inroosteren van scheidsrechters
Om de leden, de vrijwilligers en de bondsmedewerkers te ondersteunen, ontwikkelden we samen met het KNKV een portaal als aanvulling op de KNKV-websites: knkv.nl, korfbal.nl, school-korfbal.nl en korfballeague.nl.
Die websites hebben we in 2020 ontwikkeld en dat was de eerste stap in het efficiënt ontsluiten van informatie voor de leden. Het portaal ‘Mijn Korfbal’ gaat daarin een stap verder.
Het belangrijkste doel van dit project was het automatiseren van de workflows van het KNKV. Denk aan facturatie, planning en registratie. Die processen van het KNKV verlopen nu aanzienlijk beter en sneller.
Met name onze oplossing voor het vinden en toewijzen van scheidsrechters aan wedstrijden is een enorme winstpakker. Dit handmatige proces waarbij de bondsmedewerker veel tijd kwijt was aan het zoeken, bellen en nog eens bellen van vrijwilligers hebben we omgedraaid. Nu ligt de bal bij de scheidsrechter en natuurlijk hebben we het proces voor die vrijwilligers heel eenvoudig en gebruiksvriendelijk gemaakt.
Via een geautomatiseerde registratieproces wordt de identiteit van gebruikers geverifieerd en krijgen zij een account met de rechten die passen bij hun rol binnen de vereniging.
Het portaal herkent dus of een gebruiker een scheidsrechter is en op welk niveau hij/zij fluit. Aan de hand van die informatie biedt het portaal de gebruiker een overzicht van de wedstrijden die hij/zij mag fluiten.
Daar schrijft de gebruiker zich op in en die informatie wordt direct verwerkt in de planning. De KNKV-medewerker hoeft nu alleen nog de gaten op te vullen en via het portaal is dat een fluitje van een cent.
Snel en simpel declareren
Daarbij kunnen leden declaraties snel zelf regelen en eenvoudig beheren binnen het portaal. Wanneer een gebruiker een declaratie indient, krijgt de KNKV-medewerker een seintje. Die kan de declaratie dan wel of niet goedkeuren en vervolgens verlopen de vervolgacties automatisch via de declaratie flow: de gebruiker krijgt een bericht wanneer de declaratie is goedgekeurd en die wordt automatisch verwerkt in de administratie. Alleen al deze twee functionaliteiten van het portaal zorgen voor een tijdsbesparing van 75% voor het KNKV.
Met dit portaal hebben we een grote efficiency slag gemaakt binnen de organisatie. Waar we voorheen 2,5 dag aan kwijt waren, is nu binnen 4 uurtjes gebeurd. En belangrijker nog, het gebruiksgemak voor onze vrijwilligers is enorm verbeterd.
Een toekomstbestendig en AVG-proof portaal voor alle gebruikersgroepen
Achter één inlog hebben de KNKV-leden alles bij de hand. Ze kunnen hun team, poule of vereniging en alle relevante informatie aan hun account koppelen. Denk aan een wedstrijdschema, uitslagen en standen. Leden kunnen alle nieuwsbrieven teruglezen in het portaal en hoeven daardoor niets te missen.
Digitaal stemmen
Een functionaliteit die we in 2021 hebben toegevoegd is digitaal stemmen. Het urenlang vergaderen heeft plaatsgemaakt voor een druk op de knop. Een gebruiker kan via het portaal een motie indienen waarop zelf te selecteren gebruikersgroepen vervolgens kunnen stemmen. Een nieuw bestuurslid kiezen bijvoorbeeld, dat is nu zo gebeurd.
Opleidingen
Via het portaal biedt het KNKV ook opleidingen aan. Bijvoorbeeld voor scheidsrechters, bestuurders, coaches en juryleden. Via deze module kunnen leden zich inschrijven en hun inschrijvingen beheren. Ook de betaling wordt via deze module geregeld en automatisch verwerkt.
Support
Om snel bij de juiste informatie te komen, heeft het Mijn Korfbal een koppeling met Freshdesk. Een supportsysteem waar leden terechtkunnen met al hun vragen. De meeste informatie kunnen zij direct zelf terugvinden via de uitgebreide zoekfunctie en FAQ’s. Dat betekent dat er minder vragen terechtkomen bij de supportdesk van het KNKV.
Automatische data verwerking
Naast die optimalisaties voor vaste leden zijn er vooral voor leden die een extra rol als vrijwilliger vervullen grote stappen gezet. Via het geautomatiseerd registratieproces wordt elke vrijwilliger geverifieerd en krijgt hij/zij een account toegewezen met alleen de benodigde machtigingen. Als gevolg hiervan kan het KNKV alle informatie automatisch, veilig en in navolging van de AVG-wet beschikbaar stellen aan bevoegde personen.
Via een koppeling met Sportlink worden alle gegevens en accounts up-to-date gehouden. Wisselt de penningmeester van een vereniging? Dan worden die gegevens automatisch verwerkt in de financiële administratie van de bond. Zo komen facturen altijd bij de juiste persoon terecht.
Modulair portal met custom features
Voor de ontwikkeling van het Mijn Korfbal portal hebben we met behulp van verschillende integraties één samenhangend geheel gemaakt. Door die integraties voorziet het portaal in de uiteenlopende behoeften van het volledige ledenbestand, de eindgebruiker, maar ook in de behoeften van het KNKV zelf.
Met name de solide integratie en 3-weg koppeling met Sportlink en Exact als backend-software, zorgen voor een unieke constructie. Die houdt de data uit verschillende bronnen continu up-to-date. Daarbij fungeert het portaal onder andere als Enterprise Service Bus (ESB).
Het framework van het portaal is gebaseerd op stateless technieken waarbij de frontend communiceert met een API. Het geheel is volledig geautoriseerd via een Identity Provider, die op basis van Keycloak is neergezet. Om altijd de best passende oplossing en performance te garanderen, beschikt het portaal over verschillende typen databases.
Alle services hebben we gebouwd op basis van Docker en het portaal draait op ons Kubernetes cluster. Dat betekent dat het KNKV-portaal volledig schaalbaar is en altijd klaar voor de toekomst.
Tijdrovend proces
nu in no-time afgehandeld
Het portaal heeft veel van de handmatige workflows binnen het KNKV gedigitaliseerd en grotendeels geautomatiseerd. Dat betekent dat de bond met minder inspanningen een snellere en betere service kan bieden aan alle leden.
De declaratieflow is volledig gedigitaliseerd van indienen, verificatie tot uitbetaling. Een tijdsbesparing van 0,5 FTE. Daarnaast krijgen KNKV-medewerkers nu nog zelden ‘nee’ te horen tijdens het inplannen van de scheidsrechters. Die schrijven zichzelf in voor wedstrijden! Alle communicatie rondom dit proces, goedkeuring, afkeuring, een foute invoer, het wijzigen van de planning, dat wordt nu allemaal via één knop geregeld.
De workload voor het KNKV is in totaal met 75% afgenomen. En daarmee kan de bond extra tijd en energie steken in zijn missie: Korfbal naar de Olympische Spelen krijgen.
Lees ook over onze oplossing voor het geautomatiseerde registratieproces van het KNKV.
