Jaarlijkse planning van 300K examens
volledig automatiseren.
Samenvatting
Het Oranje Kruis organiseert EHBO-examens bij kandidaten die worden aangemeld door hun organisatie en valideert EHBO-certificaten. Daarvoor worden gecertificeerde examinatoren ingezet. Het portaal dat Het Oranje Kruis hiervoor gebruikte was sterk verouderd en kende nog te veel handmatige processen.
We zijn daarom samen aan de slag gegaan met de ontwikkeling van een portal dat een hoop handmatige processen automatiseert. Hierdoor is er veel minder handwerk nodig om een examinator aan te wijzen en wordt er automatisch gecheckt of de EHBO-certificaten nog geldig zijn. Als ze bijna verlopen, wordt er direct een nieuw examen voor hercertificering aangeboden.
Elke twee jaar 300.000
hercertificeringen
Ruim 300.000 Nederlanders zijn in het bezit van een geldig certificaat van Het Oranje Kruis en daar komen jaarlijks duizenden mensen bij. Al deze mensen moeten elke 2 jaar een herexamen doen om de geldigheid van hun certificaat te verlengen. Dat proces gebeurde tot nu toe grotendeels handmatig.
In de oude situatie werd er telefonisch contact gezocht met een examinator. Daarna werd het examen handmatig ingepland door HR. Ook de controle of een hercertificering nodig was verliep handmatig. Er werden Excel-sheets naar de deelnemende organisaties gestuurd en deze keken dan welke kandidaten van de vorige examenronde nog in dienst waren en opnieuw examen konden doen.
Voor de medewerkers van Het Oranje Kruis was dit een tijdrovende klus en dat maakt het werk er niet leuker op. Om al die examens efficiënter en gebruiksvriendelijker in te plannen, gingen we op zoek naar manieren om de processen te automatiseren.
Automatisering zorgt voor
optimale gebruikservaring en
efficiënte processen
Het belangrijkste doel voor Het Oranje Kruis was het vereenvoudigen van alle stappen in het proces van aanmelding tot certificering. Het hele aanmeldproces voor examens wordt daarom gedigitaliseerd.
Om de processen te digitaliseren hebben we in verschillende sprints nieuwe functionaliteit toegevoegd zoals een API, CSV-import, een koppeling met Exact en digitale certificaten. Aanvullend hebben we de legacy producten en tools uitgefaseerd zodat alle processen en tools ook toekomstbestendig zijn.
Examinatoren worden nu digitaal benaderd en de examens worden automatisch ingepland. Daarna worden de examens digitaal afgenomen en wordt de uitslag en het certificaat via het portaal gedeeld. Het papieren examen kostte de examinatoren en backoffice namelijk te veel tijd. Met deze aanpassing komt eerste hulp weer op de eerste plaats.
De backoffice van Het Oranje Kruis werd voorheen gebruikt voor alle stappen in het proces en is binnenkort alleen nog nodig in het geval van incidenten. De medewerkers op de backoffice kunnen effectiever hun werk doen doordat het systeem een hoop werk uit handen neemt.
Maak het leven makkelijker met een gebruiksvriendelijk portaal
Maak de zaken niet onnodig complex en vermenselijk je processen met slimme digitale producten die het werk vóór je doen. Onze business consultants zijn experts op het gebied van procesoptimalisatie en kunnen je helpen met het inrichten van jouw ideale proces.
Processen efficiënter, gebruiksvriendelijker en minder foutgevoelig
De belangrijkste processen zijn vervangen door een modern en flexibel platform waarbij de gebruiker centraal staat. De meest tijdrovende processen rondom de examens zijn nu geautomatiseerd. Dat betekent minder menselijke fouten en meer tijd voor belangrijke zaken. Daarnaast zorgt het portaal ervoor dat het plannen van examens veel efficiënter verloopt. Het portaal is gebruiksvriendelijk en neemt onnodig werk uit handen.
Het portaal is daarmee een kapstok voor verschillende stappen in het proces. Bedrijven kunnen nu digitaal EHBO-examens voor hun medewerkers aanvragen. Examinatoren kunnen zich inschrijven op het afnemen van examens en cursisten kunnen via het portaal inzien of ze zijn geslaagd. In de nabije toekomst wil Het Oranje Kruis zelfs zoveel mogelijk papierloos gaan werken. Dit is natuurlijk nog efficiënter en beter voor het milieu. Het portaal is daarvoor de ideale basis.
Het fijne is dat Dotlab, met hun expertise en ervaring, zich niet alleen richt op de technische aspecten van het nieuwe portaal maar dat ze juist ook vanuit de gebruikerservaring denken. Hierdoor is het portaal gebruiksvriendelijk en eenvoudig in gebruik voor al onze doelgroepen.
UX, slimme integratie en volledige digitalisering van processen
Tijdens dit project hebben we de bestaande software en processen gefaseerd aangepakt. Eerst hebben we de UX en het design van het portaal zelf op orde gebracht. Via diverse strategische en technische sessies brachten we samen met Het Oranje Kruis datamodel, back-end processen en integraties in kaart. Die hebben we vervolgens voorzien van een flexibele en sterk verbeterde interface voor alle externe gebruikers van Het Oranje Kruis.
Na deze stap was het mogelijk om een roadmap op te stellen waarbij bestaande database, back-end software en processen stap voor stap vervangen konden worden. Daarbij was het ook mogelijk om, met de klanten en kwalificatiehouders als belangrijkste gebruikers, volledig nieuwe functionaliteiten toe te voegen.
De al bestaande software en processen moesten met een minimale impact geïntegreerd worden met de nieuwe features. Door een sterk geoptimaliseerd datamodel en slimme triggers hebben we deze oplossing low impact voor interne en externe gebruikers te realiseren.
