Webapp versimpelt internationaal HR-proces voor 23.000+ werknemers.
Samenvatting
Deze Zweedse meubelgigant is een wereldwijd bekende winkelketen met meer dan 350 vestigingen in tientallen landen. Voor zijn ruim 150.000 werknemers heeft deze organisatie een loyaliteitsprogramma, Tack, Zweeds voor bedankt. Via dat programma worden werknemers beloond voor hun trouwe dienst.
Het Zweedse concern bestaat voor een groot deel uit franchisenemers en de regels en uitvoering rondom de loyaliteitsbonus zijn overal net iets anders. Vandaar dat niet elk loyaliteitsprogramma goed op elkaar aansluit. Dat maakte het werkproces complex en omslachtig.
Voor de franchiseorganisatie, met ruim 23.000 werknemers, hebben we een oplossing bedacht in de vorm van een webapplicatie. In die applicatie zijn alle gegevens rondom de loyaliteitsbonus van de werknemer verwerkt. Zo is het voor iedereen direct inzichtelijk in welk land, met welke valuta en voor hoeveel jaar een werknemer recht heeft op de loyaliteitsbonus.
Minder Excel-sheets en meer overzicht met webapp
Het beheren van deze loyaliteitsgegevens voor ruim 23.000 man personeel is enorme belasting. Een werknemers bouwt de eerste 5 jaar een bedrag op, dat de werkgever uitkeert na voltooiing van het vijfde jaar. Daarna krijgen ze een jaarlijkse uitkering. Het bijhouden van deze gegevens is voor de regiomanagers niet altijd eenvoudig. Zeker niet als een werknemer regelmatig van locatie wisselt.
Om deze gegevens bij te houden, maakten de managers gebruik van een enorme hoeveelheid Excel-sheets. Als er een wijziging plaatsvond, zoals bijvoorbeeld het wijzigen van het aantal werkuren, moest dit handmatig verwerkt worden om de juiste bonusopbouw in de systemen te krijgen.
Loyaliteit eenvoudig inzichtelijk
Het Zweedse concern wil een goede werkgever zijn. Dit blijkt onder andere uit het loyaliteitsprogramma. We keken samen met onze partner waar we het gebruiksgemak konden vergroten in het bekijken van de huidige status van werknemers. Dankzij de webapp reduceerden we het aantal benodigde Excel-sheets en hebben we de gegevens gemakkelijk en goed doorzoekbaar gemaakt.
Het doorvoeren van wijzigingen en het bijhouden van alle gegevens kan nu een stuk eenvoudiger. Dankzij de Thanks! applicatie en de daarin toegevoegde businesslogica wordt alles geautomatiseerd aangepast. De managers kunnen dankzij deze tool gedurende het jaar alle gegevens uploaden en bijhouden, waardoor er op de start van het nieuwe fiscale jaar geen onduidelijkheid meer is.
Jouw Employer Brand versterken met onze digitale oplossingen?
Wij kunnen je helpen het leven van jouw medewerkers leuker en makkelijker te maken. Dat doen we door saaie of complexe taken uit te besteden aan de techniek. Samen met jou en je werknemers, de users, ontwikkelen we een oplossing die écht het verschil maakt. Wij noemen dat Human Driven Innovation. Interesse?
Status en kosten makkelijk beheren
Tijdens de ontwikkeling bleek dat er vooral behoefte was aan vereenvoudiging van de bestaande werkwijze. De regiomanager kan nu eenvoudig zijn mensen vinden en de status bijwerken. De hoeveelheid tijd die nu gemoeid gaat met het loyaliteitsprogramma is fors afgenomen. Er is ook meer inzicht per werknemer en eventuele wijzigingen zijn snel verwerkt.
Dankzij onze webapp hebben de regiomanagers bij onze partner altijd inzichtelijk waar hun personeel staat in het loyaliteitsprogramma. Bij het wisselen van werkplek naar een andere locatie of franchise kunnen de gegevens eenvoudig worden overgedragen en wordt automatisch rekening gehouden met valuta, levensstandaard en werkjaren.
Tijdens onze samenwerking vormden we één team met de klant. Dat leverde een leuke, internationale mix van verschillende disciplines op. Samen kwamen we tot het gewenste resultaat.
Omvangrijke werkzaamheden geautomatiseerd met schaalbare applicatie
Met de Thanks! applicatie ondersteunen we global en locatie managers bij de omvangrijke taak 23.000+ medewerkers van een periodieke bonusuitkering te voorzien. Zoals je je kunt voorstellen is de administratie die dit met zich meebrengt enorm.
Daarom hebben we de applicatie voorzien van een geavanceerde import- en exportfunctie die aan de hand van verschillende parameters bepaalt hoeveel een persoon maandelijks uitgekeerd krijgt.
Deze schaalbare Node.js webapplicatie is gebouwd op een NestJS framework. We gebruiken een REST API en een relationele MySQL database om de hoeveelheid data op te kunnen verwerken. De stateless front-end is op basis van Angular en de authenticatie is geregeld via de identity provider KeyCloak. Alle services draaien op basis van Docker, waardoor de hele applicatie zeer schaalbaar is en mee kan groeien met de gebruikersbehoeften.
Altijd inzicht in de laatste status
Door middel van deze applicatie bieden we HR Managers een tool om voor al hun medewerkers een up-to-date overzicht te kunnen tonen. De vastgelegde business logica zorgt voor een eenduidige afhandeling en geeft vertrouwen in de informatie. Dit principe kunnen we toepassen op alle denkbare informatie die momenteel niet in een applicatie wordt bijgehouden.
